Un logiciel tout-en-un pour un organisme de formation certifié Qualiopi

Le client

Un organisme de formation professionnelle certifié Qualiopi, financé principalement par le CPF, qui s'appuie sur un réseau d'une vingtaine de formateurs partenaires indépendants et deux plateformes de formation en ligne. Une petite équipe (un dirigeant et deux alternantes) pour gérer des centaines d'apprenants par an.

Le problème : dix outils, et le dirigeant comme seule passerelle entre eux

Notre audit a cartographié dix outils non connectés : un logiciel de gestion d'organisme de formation à l'extranet incomplet, un CRM facturé une centaine d'euros par mois uniquement pour ses modèles d'e-mails, envoyés à la main, un outil de facturation isolé, plus de vingt fichiers Excel (un par formateur), et un logiciel d'édition PDF pour signer et tamponner chaque document un par un.

Au quotidien :

• Environ quatre heures d'administratif par jour, absorbées par les copier-coller entre outils.

• Chaque inscription CPF est ressaisie trois fois : dans la plateforme publique, dans le CRM, dans l'outil de gestion.

• Les virements arrivent sans référence : deux jours ont été perdus à rapprocher un règlement de 400 € de marge.

• Vingt formateurs sans visibilité : ni leurs sessions, ni leurs prix, ni leurs inscriptions. Des allers-retours permanents par téléphone et par mail.

• Aucune vision consolidée : le pilotage se fait en passant d'un tableau à l'autre.

La solution : une seule plateforme, du premier contact à l'attestation

• Un CRM qui écrit et envoie à votre place. E-mails et SMS de bienvenue, convocations, rappels d'émargement, relances, attestations : l'objectif contractualisé est qu'au moins 80 % des communications partent sans action manuelle.

• Des documents qui se signent tout seuls. Contrats, conventions, programmes, attestations et factures générés automatiquement, signature électronique et tampon intégrés. L'émargement se fait par QR code, en présentiel comme à distance.

• Le rapprochement bancaire automatique. La plateforme est connectée à la banque : l'objectif fixé est que plus de 90 % des règlements se rapprochent seuls de leur facture. Les deux jours perdus pour 400 € ne se reproduiront pas.

• Un extranet pour chaque formateur, un espace pour chaque apprenant. Le formateur voit ses sessions, ses inscriptions et sa rémunération ; l'apprenant retrouve ses documents, son lien de formation, son planning et ses questionnaires.

• La conformité Qualiopi cousue dans l'outil. Les 32 indicateurs du référentiel, les preuves, la bibliothèque documentaire et le bilan pédagogique et financier exportable en un clic.

• Douze intégrations API : plateformes de formation en ligne, plateforme publique du CPF, certificateur, banque, comptabilité. L'information circule sans ressaisie.

Le tout au service d'un seul engagement, écrit dans le cahier des charges : faire passer l'administratif de quatre heures à moins d'une heure par jour.

La méthode

1. 01

   Audit en deux sessions de travail avec le dirigeant

2. 02

   cahier des charges co-construit et validé module par module

3. 03

   développement par sprints avec démonstration à chaque étape

4. 04

   migration par lots, avec une période de double saisie réduite au minimum

5. 05

   garantie post-livraison.